Jak prawidłowo sformułować zapisy umowy z wykonawcą?
Pytanie: Chcemy ogłosić przetarg nieograniczony na badania laboratoryjne z zakresu diagnostyki medycznej. W załączniku do siwz zamieszczamy wykaz badań laboratoryjnych. Jednak w trakcie trwania umowy sporadycznie pojawiają się pacjenci ze skierowaniem od lekarza na badania, których nie umieściliśmy w siwz, ponieważ takich badań wcześniej nie zlecano. Jak sformułować zapisy dotyczące zmian w umowie, aby można było na ich podstawie wykonać badania w ramach tej umowy?
Odpowiedź: Zapisy umowy należy sformułować w sposób pozwalający Ci na elastyczne zarządzanie zlecanymi badaniami, które oparte będzie na obiektywnych i ujawnionych wykonawcom w siwz zasadach.
Umowa, której całkowity zakres nie jest możliwy do przewidzenia z góry, wymaga zapisów umożliwiających zlecanie i rozliczanie nieprzewidzianego, choć przewidywalnego zakresu według ustalonych z góry reguł. W Państwa przypadku mamy do czynienia z przewidywalnymi zdarzeniami mogącymi mieć miejsce w trakcie realizacji umowy (sporadyczne dodatkowe zlecenia na badania laboratoryjne), a jednocześnie z niemożliwym do przewidzenia całkowitym zakresem umowy (nie wiadomo, ile ostatecznie takich sporadycznych dodatkowych skierowań do badań trzeba będzie wykonać).
Dla własnego Waszego bezpieczeństwa potrzebne jest w umowie określenie maksymalnego zakresu zobowiązania. W ustawie Pzp ustawodawca użył określenia „maksymalna wartość nominalna zobowiązania zamawiającego” i taką właśnie wartość powinni Państwo w umowie wskazać. W przypadku, w którym występuje obawa z Państwa strony, że maksymalna ustalona przez Was wartość umowy może nie być wystarczająca na pokrycie wszystkich potrzebnych badań, możecie rozważyć przewidzenie w ogłoszeniu o zamówieniu w trybie przetargowym możliwości udzielenia zamówień uzupełniających na usługi w trybie art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp. Przewidzenie nie zobowiązuje Was do udzielania zamówień uzupełniających, stwarza jedynie taką możliwość, z której możecie skorzystać odpowiednio do swoich potrzeb i finansowych możliwości.
Osobno w umowie powinniście określić, w jaki sposób będziecie się rozliczali z wykonawcą za każde dodatkowe z tych sporadycznie zlecanych badań. Oznacza to, że potrzebujecie poznać i zagwarantować sobie stałą cenę jednostkową za pojedyncze badanie – wykonawca powinien określić taką cenę jednostkową w swojej ofercie. Zaoferowana cena jednostkowa powinna być podstawą do zbudowania całkowitej ceny oferty, potrzebnej do porównania złożonych ofert na zasadach równości i uczciwej konkurencji.
W zależności od tego, jakie elementy składają się na cenę jednostkową za badanie, tj. czy są w niej takie elementy (koszty), które podlegają zmianom z przyczyn niezależnych od wykonawcy, możecie dodatkowo przewidzieć w umowie możliwość aktualizacji takiej ceny jednostkowej w trakcie realizacji umowy. Ewentualna aktualizacja tej ceny powinna dotyczyć tego elementu (kosztu), który jej podlega. Zgodnie z art. 144 ust. 1 ustawy Pzp, aby możliwa była zmiana umowy w stosunku do treści oferty, zamawiający musi taką możliwość przewidzieć w ogłoszeniu o zamówieniu lub w siwz i powinien określić jej warunki.
Podstawa prawna:
- art. 67 ust. 1 pkt 6, art. 144 ust. 1, art. 150 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 r. nr 223, poz. 1655 ze zm.).
Autor: Zrinka Perčić
dyrektor ds. projektów w Centrum Zamówień Publicznych
